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2022年07月21日
第03版:理論·法治 PDF版

數(shù)字賦能助力檔案管理模式建設(shè)

何宜岸

在21世紀(jì)的今天,不論是在物質(zhì)需求上還是在精神追求上,人們的要求都越來越高,而數(shù)字賦能等技術(shù)挖掘才是真正能激發(fā)市場(chǎng)活力的創(chuàng)新應(yīng)用。將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理,將對(duì)檔案管理的理念、方式、內(nèi)容產(chǎn)生變革性影響,會(huì)將檔案管理變得更加科學(xué)智慧。

數(shù)字賦能作為一個(gè)新的概念,主要是隨著數(shù)字技術(shù)的超快發(fā)展,利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、網(wǎng)格計(jì)算和人工智能等技術(shù)通過特定的方式給予我們能力,以此改變傳統(tǒng)的工作、生活方式。在21世紀(jì)的今天,不論是在物質(zhì)需求上還是在精神追求上,人們的要求都越來越高,而數(shù)字賦能等技術(shù)挖掘才是真正能激發(fā)市場(chǎng)活力的創(chuàng)新應(yīng)用。將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理,將對(duì)檔案管理的理念、方式、內(nèi)容產(chǎn)生變革性影響,會(huì)將檔案管理變得更加科學(xué)智慧。

一、數(shù)字賦能檔案管理的價(jià)值前景

在當(dāng)前5G技術(shù)和大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下,檔案信息和用戶需求總量明顯上升,充分利用數(shù)字技術(shù),能夠減少繁瑣流程和工作環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

(一)提高工作人員技能素質(zhì)

面對(duì)當(dāng)前數(shù)字賦能對(duì)檔案管理的沖擊,基于當(dāng)前管理發(fā)展的趨勢(shì)和檔案工作的現(xiàn)狀,未來定是理論知識(shí)與數(shù)字技術(shù)、檔案工作相結(jié)合的新型模式,這就必然會(huì)促使工作單位不斷優(yōu)化人員配置、加強(qiáng)人員培訓(xùn),促使員工學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法,提高工作素養(yǎng),努力適應(yīng)數(shù)字時(shí)代下檔案管理理念和工作操作流程,實(shí)現(xiàn)常規(guī)管理工作更加科學(xué)、便捷、規(guī)范和系統(tǒng)。

(二)提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理一般采用的是人工編輯、整理、分類、歸檔,不僅工作繁瑣、效率低下,而且經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)紕漏。采用數(shù)字化管理可以極大地釋放人工工作量,減少由于人工操作出現(xiàn)的漏洞。利用數(shù)字化儲(chǔ)存、機(jī)器鑒定整理歸檔,可以有效提高檔案工作效率,提升鑒定標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、管理智能化、工作流程簡(jiǎn)單化,大大縮減了管理時(shí)間和管理成本。

(三)提高檔案管理安全性

社會(huì)信息化提升了信息的地位,而信息安全是任何國家、政府、行業(yè)部門都需要重視的問題,尤其在檔案管理工作中,各種檔案的保密性和隱私問題尤為重要。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,檔案的保密性沒有被充分重視,容易出現(xiàn)信息資源的泄漏遺失。數(shù)字化技術(shù)可以加密檔案信息,改變以往只靠封條進(jìn)行保密的模式。數(shù)字賦能將引入密碼技術(shù)、人臉識(shí)別技術(shù)、指紋技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字化備份等信息安全相關(guān)技術(shù)手段。安全保密措施的引入對(duì)于提升檔案管理的安全性具有深刻的意義,極大地提高了檔案的保密性與安全性。

(四)提升檔案管理服務(wù)體驗(yàn)

搭建技術(shù)賦能管理模式從用戶需求出發(fā),改變了以往的閱覽、展示、咨詢等被動(dòng)工作模式。新型的數(shù)字體驗(yàn)服務(wù)管理模式,了解用戶的習(xí)慣和想法,構(gòu)建檔案智慧平臺(tái),利用數(shù)據(jù)挖掘、新媒體服務(wù)、精準(zhǔn)推送等方式切實(shí)高效、有針對(duì)性地解決用戶問題,提高用戶認(rèn)可度。

二、數(shù)字賦能檔案管理的模式建設(shè)

目前,數(shù)字技術(shù)發(fā)展已有一定成熟的基礎(chǔ),包括設(shè)備、技術(shù)和應(yīng)用完整的產(chǎn)業(yè)體系。設(shè)備層是由云平臺(tái)和人工智能為核心構(gòu)成的技術(shù)設(shè)備,技術(shù)層由數(shù)據(jù)挖掘、智能識(shí)別等技術(shù)構(gòu)成,應(yīng)用層是數(shù)字技術(shù)在檔案領(lǐng)域的融合與應(yīng)用。數(shù)字賦能服務(wù)體系是推動(dòng)數(shù)字產(chǎn)業(yè)與檔案管理實(shí)現(xiàn)深度融合的成果。

(一)檔案資源整合

館藏資源數(shù)字化是將檔案館原有的實(shí)體資源,通過數(shù)字技術(shù)手段處理形成電子檔案。目前常見的技術(shù)手段為圖譜識(shí)別、語音識(shí)別、自然語言處理、語義關(guān)聯(lián)等,通過這些技術(shù)手段助力檔案資源整合,可以大大提高工作效率。還可以將檔案資源融入各類數(shù)據(jù)庫的資源系統(tǒng),如全文比對(duì)數(shù)據(jù)庫、多媒體信息數(shù)據(jù)庫、專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫、歷史文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫等。

開放資源整合是指收集企事業(yè)單位、網(wǎng)絡(luò)(包括社交媒體、圖書館平臺(tái)、博物館平臺(tái))的數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)的資源,形成能夠滿足用戶需要、興趣偏好的用戶數(shù)據(jù)資源庫,打破“信息孤島”,形成“數(shù)字大陸”。這些數(shù)據(jù)資源的整合能夠使檔案服務(wù)更加有針對(duì)性,提升檔案用戶服務(wù)體驗(yàn),但整合數(shù)據(jù)資源需要面對(duì)與多部門合作的困難,而且隱私安全必須加強(qiáng)。

(二)檔案平臺(tái)建設(shè)

檔案平臺(tái)技術(shù)化依賴于信息軟件、人工智能、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù),其中以數(shù)字技術(shù)為支撐。要實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理,搭建技術(shù)化平臺(tái)是檔案管理工作的前提,技術(shù)賦能能夠應(yīng)用到各項(xiàng)檔案工作中,從而提升檔案服務(wù)水平。比如,在檔案管理過程中應(yīng)用圖像和音頻識(shí)別、外語和方言處理、OCR技術(shù)和專家系統(tǒng)等技術(shù),可以切實(shí)實(shí)現(xiàn)全方位自動(dòng)化辦公。

利用數(shù)字技術(shù)建立檔案服務(wù)云平臺(tái),能夠減少人工成本,同時(shí)降低運(yùn)營維護(hù)修繕相關(guān)費(fèi)用,提高該平臺(tái)利用率。尤其在智慧檢索方面,能夠讓用戶的服務(wù)體驗(yàn)不受地域限制。

(三)用戶精準(zhǔn)體驗(yàn)

虛擬智慧引導(dǎo)充分發(fā)揮VR技術(shù)的作用來滿足用戶的需求,利用自然語言識(shí)別、3D視覺、AR、智能交互等技術(shù)深度分析館內(nèi)檔案資源及用戶服務(wù)數(shù)據(jù),構(gòu)建虛擬時(shí)空的畫面,模擬用戶所查找檔案的特定時(shí)間背景、空間場(chǎng)景及歷史畫面,讓用戶身臨其境地體驗(yàn)即時(shí)性情景。

交互式推送是堅(jiān)持遵循用戶需求的原則,構(gòu)建精準(zhǔn)用戶對(duì)應(yīng)服務(wù)模式,為用戶提供后臺(tái)信息推送。精細(xì)、準(zhǔn)確地匹配用戶實(shí)際需求是需要建立在數(shù)字化的深度算法的基礎(chǔ)上的,利用數(shù)字人工智能提高檔案服務(wù)的針對(duì)性,滿足不同年齡階段、不同知識(shí)結(jié)構(gòu)的用戶的個(gè)性化興趣偏好,能夠?yàn)樘峁┏掷m(xù)性檔案智慧服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

(四)反饋與優(yōu)化

反饋與評(píng)價(jià)是指數(shù)字賦能檔案管理模式需要通過服務(wù)后評(píng)價(jià),實(shí)現(xiàn)平臺(tái)系統(tǒng)自動(dòng)更新,根據(jù)用戶反饋內(nèi)容不斷提升各項(xiàng)檔案服務(wù)水平。服務(wù)反饋與評(píng)價(jià)主要是面向檔案服務(wù)對(duì)象,對(duì)檔案智慧服務(wù)的資源內(nèi)容、個(gè)性化的體驗(yàn)感等方面及時(shí)做出反饋,運(yùn)用數(shù)字化算法進(jìn)行總結(jié)。

改進(jìn)與優(yōu)化是數(shù)字化技術(shù)在嵌入檔案管理工作中發(fā)揮系統(tǒng)自動(dòng)更新優(yōu)化的過程,自動(dòng)收集用戶的反饋與評(píng)價(jià)內(nèi)容,在總結(jié)分析后進(jìn)行智能優(yōu)化升級(jí),通過實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的良性循環(huán),吸引更多的用戶。自動(dòng)優(yōu)化過程能夠篩選用戶感興趣的資源內(nèi)容、區(qū)分資源類別、過濾吸引力較差的資源,不斷提升檔案用戶服務(wù)的精準(zhǔn)度和滿意度。

數(shù)字賦能檔案管理模式為檔案管理工作帶來變革性影響,將數(shù)字技術(shù)嵌入檔案管理工作,能夠智慧性地滿足用戶對(duì)檔案的需求,實(shí)現(xiàn)檔案工作的升級(jí)轉(zhuǎn)型。在保證檔案信息安全性的前提下,能夠改變傳統(tǒng)檔案工作中技術(shù)落后、效率低下等問題,構(gòu)建數(shù)字賦能檔案管理模式在檔案管理工作中將發(fā)揮重要影響力。

(作者單位:中國電影資料館)

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