2022年07月21日
何宜岸
在21世紀(jì)的今天，不論是在物質(zhì)需求上還是在精神追求上，人們的要求都越來越高，而數(shù)字賦能等技術(shù)挖掘才是真正能激發(fā)市場(chǎng)活力的創(chuàng)新應(yīng)用。將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，將對(duì)檔案管理的理念、方式、內(nèi)容產(chǎn)生變革性影響，會(huì)將檔案管理變得更加科學(xué)智慧。
數(shù)字賦能作為一個(gè)新的概念，主要是隨著數(shù)字技術(shù)的超快發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、網(wǎng)格計(jì)算和人工智能等技術(shù)通過特定的方式給予我們能力，以此改變傳統(tǒng)的工作、生活方式。在21世紀(jì)的今天，不論是在物質(zhì)需求上還是在精神追求上，人們的要求都越來越高，而數(shù)字賦能等技術(shù)挖掘才是真正能激發(fā)市場(chǎng)活力的創(chuàng)新應(yīng)用。將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，將對(duì)檔案管理的理念、方式、內(nèi)容產(chǎn)生變革性影響，會(huì)將檔案管理變得更加科學(xué)智慧。
一、數(shù)字賦能檔案管理的價(jià)值前景
在當(dāng)前5G技術(shù)和大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下，檔案信息和用戶需求總量明顯上升，充分利用數(shù)字技術(shù)，能夠減少繁瑣流程和工作環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)。
（一）提高工作人員技能素質(zhì)
面對(duì)當(dāng)前數(shù)字賦能對(duì)檔案管理的沖擊，基于當(dāng)前管理發(fā)展的趨勢(shì)和檔案工作的現(xiàn)狀，未來定是理論知識(shí)與數(shù)字技術(shù)、檔案工作相結(jié)合的新型模式，這就必然會(huì)促使工作單位不斷優(yōu)化人員配置、加強(qiáng)人員培訓(xùn)，促使員工學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，提高工作素養(yǎng)，努力適應(yīng)數(shù)字時(shí)代下檔案管理理念和工作操作流程，實(shí)現(xiàn)常規(guī)管理工作更加科學(xué)、便捷、規(guī)范和系統(tǒng)。
（二）提高檔案管理工作效率
傳統(tǒng)的檔案管理一般采用的是人工編輯、整理、分類、歸檔，不僅工作繁瑣、效率低下，而且經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)紕漏。采用數(shù)字化管理可以極大地釋放人工工作量，減少由于人工操作出現(xiàn)的漏洞。利用數(shù)字化儲(chǔ)存、機(jī)器鑒定整理歸檔，可以有效提高檔案工作效率，提升鑒定標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、管理智能化、工作流程簡(jiǎn)單化，大大縮減了管理時(shí)間和管理成本。
（三）提高檔案管理安全性
社會(huì)信息化提升了信息的地位，而信息安全是任何國家、政府、行業(yè)部門都需要重視的問題，尤其在檔案管理工作中，各種檔案的保密性和隱私問題尤為重要。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的保密性沒有被充分重視，容易出現(xiàn)信息資源的泄漏遺失。數(shù)字化技術(shù)可以加密檔案信息，改變以往只靠封條進(jìn)行保密的模式。數(shù)字賦能將引入密碼技術(shù)、人臉識(shí)別技術(shù)、指紋技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字化備份等信息安全相關(guān)技術(shù)手段。安全保密措施的引入對(duì)于提升檔案管理的安全性具有深刻的意義，極大地提高了檔案的保密性與安全性。
（四）提升檔案管理服務(wù)體驗(yàn)
搭建技術(shù)賦能管理模式從用戶需求出發(fā)，改變了以往的閱覽、展示、咨詢等被動(dòng)工作模式。新型的數(shù)字體驗(yàn)服務(wù)管理模式，了解用戶的習(xí)慣和想法，構(gòu)建檔案智慧平臺(tái)，利用數(shù)據(jù)挖掘、新媒體服務(wù)、精準(zhǔn)推送等方式切實(shí)高效、有針對(duì)性地解決用戶問題，提高用戶認(rèn)可度。
二、數(shù)字賦能檔案管理的模式建設(shè)
目前，數(shù)字技術(shù)發(fā)展已有一定成熟的基礎(chǔ)，包括設(shè)備、技術(shù)和應(yīng)用完整的產(chǎn)業(yè)體系。設(shè)備層是由云平臺(tái)和人工智能為核心構(gòu)成的技術(shù)設(shè)備，技術(shù)層由數(shù)據(jù)挖掘、智能識(shí)別等技術(shù)構(gòu)成，應(yīng)用層是數(shù)字技術(shù)在檔案領(lǐng)域的融合與應(yīng)用。數(shù)字賦能服務(wù)體系是推動(dòng)數(shù)字產(chǎn)業(yè)與檔案管理實(shí)現(xiàn)深度融合的成果。
（一）檔案資源整合
館藏資源數(shù)字化是將檔案館原有的實(shí)體資源，通過數(shù)字技術(shù)手段處理形成電子檔案。目前常見的技術(shù)手段為圖譜識(shí)別、語音識(shí)別、自然語言處理、語義關(guān)聯(lián)等，通過這些技術(shù)手段助力檔案資源整合，可以大大提高工作效率。還可以將檔案資源融入各類數(shù)據(jù)庫的資源系統(tǒng)，如全文比對(duì)數(shù)據(jù)庫、多媒體信息數(shù)據(jù)庫、專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫、歷史文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫等。
開放資源整合是指收集企事業(yè)單位、網(wǎng)絡(luò)（包括社交媒體、圖書館平臺(tái)、博物館平臺(tái)）的數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)的資源，形成能夠滿足用戶需要、興趣偏好的用戶數(shù)據(jù)資源庫，打破“信息孤島”，形成“數(shù)字大陸”。這些數(shù)據(jù)資源的整合能夠使檔案服務(wù)更加有針對(duì)性，提升檔案用戶服務(wù)體驗(yàn)，但整合數(shù)據(jù)資源需要面對(duì)與多部門合作的困難，而且隱私安全必須加強(qiáng)。
（二）檔案平臺(tái)建設(shè)
檔案平臺(tái)技術(shù)化依賴于信息軟件、人工智能、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，其中以數(shù)字技術(shù)為支撐。要實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理，搭建技術(shù)化平臺(tái)是檔案管理工作的前提，技術(shù)賦能能夠應(yīng)用到各項(xiàng)檔案工作中，從而提升檔案服務(wù)水平。比如，在檔案管理過程中應(yīng)用圖像和音頻識(shí)別、外語和方言處理、OCR技術(shù)和專家系統(tǒng)等技術(shù)，可以切實(shí)實(shí)現(xiàn)全方位自動(dòng)化辦公。
利用數(shù)字技術(shù)建立檔案服務(wù)云平臺(tái)，能夠減少人工成本，同時(shí)降低運(yùn)營維護(hù)修繕相關(guān)費(fèi)用，提高該平臺(tái)利用率。尤其在智慧檢索方面，能夠讓用戶的服務(wù)體驗(yàn)不受地域限制。
（三）用戶精準(zhǔn)體驗(yàn)
虛擬智慧引導(dǎo)充分發(fā)揮VR技術(shù)的作用來滿足用戶的需求，利用自然語言識(shí)別、3D視覺、AR、智能交互等技術(shù)深度分析館內(nèi)檔案資源及用戶服務(wù)數(shù)據(jù)，構(gòu)建虛擬時(shí)空的畫面，模擬用戶所查找檔案的特定時(shí)間背景、空間場(chǎng)景及歷史畫面，讓用戶身臨其境地體驗(yàn)即時(shí)性情景。
交互式推送是堅(jiān)持遵循用戶需求的原則，構(gòu)建精準(zhǔn)用戶對(duì)應(yīng)服務(wù)模式，為用戶提供后臺(tái)信息推送。精細(xì)、準(zhǔn)確地匹配用戶實(shí)際需求是需要建立在數(shù)字化的深度算法的基礎(chǔ)上的，利用數(shù)字人工智能提高檔案服務(wù)的針對(duì)性，滿足不同年齡階段、不同知識(shí)結(jié)構(gòu)的用戶的個(gè)性化興趣偏好，能夠?yàn)樘峁┏掷m(xù)性檔案智慧服務(wù)奠定基礎(chǔ)。
（四）反饋與優(yōu)化
反饋與評(píng)價(jià)是指數(shù)字賦能檔案管理模式需要通過服務(wù)后評(píng)價(jià)，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)系統(tǒng)自動(dòng)更新，根據(jù)用戶反饋內(nèi)容不斷提升各項(xiàng)檔案服務(wù)水平。服務(wù)反饋與評(píng)價(jià)主要是面向檔案服務(wù)對(duì)象，對(duì)檔案智慧服務(wù)的資源內(nèi)容、個(gè)性化的體驗(yàn)感等方面及時(shí)做出反饋，運(yùn)用數(shù)字化算法進(jìn)行總結(jié)。
改進(jìn)與優(yōu)化是數(shù)字化技術(shù)在嵌入檔案管理工作中發(fā)揮系統(tǒng)自動(dòng)更新優(yōu)化的過程，自動(dòng)收集用戶的反饋與評(píng)價(jià)內(nèi)容，在總結(jié)分析后進(jìn)行智能優(yōu)化升級(jí)，通過實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的良性循環(huán)，吸引更多的用戶。自動(dòng)優(yōu)化過程能夠篩選用戶感興趣的資源內(nèi)容、區(qū)分資源類別、過濾吸引力較差的資源，不斷提升檔案用戶服務(wù)的精準(zhǔn)度和滿意度。
數(shù)字賦能檔案管理模式為檔案管理工作帶來變革性影響，將數(shù)字技術(shù)嵌入檔案管理工作，能夠智慧性地滿足用戶對(duì)檔案的需求，實(shí)現(xiàn)檔案工作的升級(jí)轉(zhuǎn)型。在保證檔案信息安全性的前提下，能夠改變傳統(tǒng)檔案工作中技術(shù)落后、效率低下等問題，構(gòu)建數(shù)字賦能檔案管理模式在檔案管理工作中將發(fā)揮重要影響力。
（作者單位：中國電影資料館）
